אפליקציה לחתימה על מסמכים בחינם: מה לבדוק

אפשר לחתום על מסמכים דיגיטלית בחינם, וברוב המקרים החתימה החינמית תקפה ומחייבת בדיוק כמו חתימה בתשלום. חוק חתימה אלקטרונית בישראל לא מתנה את הקבילות של חתימה במחיר הכלי - הוא מתנה אותה בסוג החתימה ובראיות שמלוות אותה. כלי חינמי טוב יכול לתת לכם בדיוק את מה שצריך לרוב המסמכים העסקיים והאישיים.

אבל "בחינם" מסתיר לפעמים פרטים שחשוב להכיר. חלק מהכלים החינמיים נותנים חתימה תקפה עם תיעוד מלא, וחלק נותנים בעצם תמונה של חתימה מודבקת על PDF - מה שנראה זהה על המסך, אבל שונה לגמרי כשצריך להוכיח אותו. ההבדל לא מופיע בעמוד התמחור. הפוסט הזה מסביר מה חתימה חינמית באמת נותנת מבחינה משפטית, אילו מסמכים מתאימים לה ואילו לא, ואילו שלוש בדיקות לעשות לפני שבוחרים אפליקציה - כדי שלא תגלו בדיעבד שחתמתם על משהו שלא יחזיק.

חתימה חינמית תקפה משפטית לרוב המסמכים חתימה אלקטרונית - בתשלום או בחינם - קבילה כראיה בבית משפט מכוח סעיף 2 לחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001. הסעיף קובע שאין לפסול חתימה אלקטרונית כראיה רק משום שהיא אלקטרונית. החוק לא מבחין בין כלי יקר לכלי חינמי - הוא מבחין בין סוגי חתימה. החוק מכיר בשלוש דרגות: חתימה אלקטרונית רגילה, חתימה אלקטרונית מאובטחת, וחתימה אלקטרונית מאושרת. רוב הכלים בשוק, כולל החינמיים, מספקים חתימה אלקטרונית מהדרגה הראשונה - וזה לגמרי מספיק לרוב מה שאנשים חותמים עליו ביום-יום. חוזה שכירות, הצעת מחיר, חוזה עבודה, הסכם שירות, טופס הסכמה - כל אלה לא דורשים חתימה מאושרת לפי החוק. חתימה מאושרת, שדורשת תעודה מגורם מאשר מורשה, שמורה למקרים שבהם החוק מחייב אותה במפורש. אלה מקרים נדירים יחסית בעולם העסקי הרגיל. אז כשמישהו אומר לכם שאתם "חייבים" כלי בתשלום כי רק הוא "חוקי" - זו לא תמונה מדויקת של מה שהחוק באמת דורש.

ההבדל בין חתימה אמיתית לבין תמונה מודבקת ההבדל הקריטי בין כלי חתימה חינמי טוב לבין כלי חינמי חלש הוא אם החתימה קשורה לתוכן המסמך, או רק מצוירת מעליו. שני הכלים נראים זהים בזמן החתימה. הם שונים לחלוטין כשצריך להוכיח את המסמך אחרי שנה. כלי שמדביק תמונה של חתימה על PDF נותן לכם קובץ שאפשר לערוך אחר כך בלי שאף אחד ישים לב. אין תיעוד של מי חתם, מתי, או על איזה תוכן בדיוק. אם הצד השני יחליף עמוד או יטען שהמסמך שונה - אין לכם דרך טובה להפריך. החתימה קיימת ויזואלית, אבל ריקה מבחינה ראייתית. כלי שעושה חתימה אמיתית קושר את החתימה לתוכן עצמו, מוסיף חותמת זמן, ומתעד את זהות החותם. אם מישהו ישנה אפילו פסיק אחרי החתימה, זה יישבר ויהיה ניתן לזיהוי. זו ההגנה שאתם באמת רוצים, והיא קיימת גם בכלים חינמיים - אם בודקים שהיא שם.

אילו מסמכים מתאימים לחתימה חינמית ואילו לא רוב המסמכים האישיים והעסקיים מתאימים לחתימה אלקטרונית חינמית, אבל יש קטגוריה אחת שאסור לחתום עליה דיגיטלית בכלל - ולא משנה אם הכלי חינמי או יקר. התוספת הראשונה לחוק חתימה אלקטרונית מונה מסמכים שלא ניתן לקיים בחתימה אלקטרונית, גם לא מאושרת. ביניהם צוואות, ייפויי כוח מסוימים, ומסמכים שהחוק דורש לגביהם צורה מיוחדת. עסקאות מקרקעין, למשל, דורשות מסמך בכתב לפי חוק המקרקעין, ולשכת עורכי הדין קבעה כללים ספציפיים לגבי אימות חתימה בעסקאות כאלה. אם אתם מתעסקים במשהו מהקטגוריות האלה - זה הזמן לעורך דין, לא לאפליקציה. לעומת זאת, מה שכן מתאים מצוין לחתימה חינמית: הצעות מחיר, הסכמי שירות, חוזי שכירות (עם הסתייגות לגבי תוקף מול הטאבו), חוזי עבודה, טופסי הסכמה, NDA, ואישורי קבלה. לכל אלה חתימה אלקטרונית רגילה עם תיעוד מסודר נותנת בדיוק את הקבילות שצריך. שלוש בדיקות לפני שבוחרים אפליקציה חינמית לפני שאתם סומכים על כלי חתימה חינמי, בדקו שהוא נותן חותמת זמן, מתעד את זהות החותם, ושומר יומן ראיות שלא ניתן לשנות. שלוש הבדיקות האלה מבדילות בין כלי שיגן עליכם לבין כלי שרק נראה טוב.

חותמת זמן - האם המסמך החתום מתעד מתי בדיוק נחתם? זה קריטי כדי להוכיח את סדר האירועים, במיוחד כשיש תוקף להצעה או דדליין לחתימה. תיעוד זהות - האם הכלי מאמת את החותם, ולו ברמה של מייל מאומת או קוד חד פעמי? בלי זה, החותם יכול לטעון אחר כך שלא הוא חתם. יומן ראיות נעול - האם נשמר רישום של מי עשה מה ומתי, באופן שלא ניתן לערוך בדיעבד? זה מה שהופך את המסמך מ"קובץ" ל"ראיה".

שווה לבדוק גם את הדברים הפרקטיים: כמה מסמכים מותר לחתום בחינם, אם יש הגבלת זמן, ואם הקבצים החתומים נשארים נגישים לכם או נמחקים. כלי חינמי טוב שקוף לגבי המגבלות שלו. כלי שמסתיר אותן הוא בדרך כלל סימן אזהרה. איך מתחילים לחתום דיגיטלית בחינם הדרך הפשוטה ביותר להתחיל היא לבחור כלי שעובד מהדפדפן בלי התקנה, להעלות את המסמך, ולשלוח קישור חתימה לצד השני. כך נראה תהליך תקין מההתחלה ועד הסוף:

בחרו כלי חינמי שעומד בשלוש הבדיקות למעלה - חותמת זמן, תיעוד זהות, יומן ראיות. העלו את ה-PDF שצריך חתימה, או צרו אותו מתבנית. סמנו איפה כל צד חותם, ושלחו קישור חתימה ייחודי לכל חותם. שמרו את הקובץ החתום הסופי - זה המסמך שמחזיק משפטית, לא הגרסה שלפני החתימה.

מערכות כמו Chik מאפשרות לעשות את כל זה מהדפדפן, כולל סבב חתימות בין כמה אנשים ויומן ראיות מלא, בלי להתקין דבר. הרובד החינמי מתאים לרוב המסמכים שעצמאי או עסק קטן חותם עליהם בפועל.

מה שכדאי לזכור: "בחינם" לא אומר "פחות תקף". חתימה אלקטרונית חינמית עם תיעוד מסודר קבילה בדיוק כמו חתימה בתשלום. מה שקובע הוא לא כמה שילמתם, אלא אם הכלי קשר את החתימה לתוכן ושמר את הראיות. בדקו את זה פעם אחת בהתחלה, ואתם מסודרים להמשך.

רוצים לנסות בעצמכם? ב-Chik אפשר לחתום על מסמכים דיגיטלית בחינם - להעלות PDF, לסמן איפה חותמים, ולשלוח קישור חתימה לכל צד. כל מסמך חתום מגיע עם יומן ראיות מלא: מי חתם, מתי, ועל איזה תוכן בדיוק. הכל מהדפדפן, בלי התקנה.