סוף עונת המאזנים בלי ערימת ניירת.
במקום לרדוף אחרי לקוחות שיחתמו על ייפוי כוח לרשות המסים או על מכתב התקשרות שנתי, שלח קישור אחד ותקבל אותה חתומה באותו יום. אימות OTP מוודא שזה באמת הלקוח, וכל מסמך נשמר בתיקייה הנכונה עם תיעוד מלא.
היכולות המרכזיות
אימות OTP לזיהוי הלקוח
ייפוי כוח לרשות המסים או הרשאה לקבלת מידע - מסמכים שאסור שייחתמו בטעות. אימות קוד שנשלח למייל מוודא שמי שחותם הוא באמת הלקוח, ומחזק את תוקף החתימה.
תבניות לכל לקוח חוזר
מכתב התקשרות שנתי, ייפוי כוח, הסכמה לקבלת מידע - שמור כתבנית. בתחילת כל שנת מס זה שליחה המונית במקום הקמה מאפס לכל לקוח.
תיקייה לכל לקוח
כל המסמכים החתומים של לקוח אחד באותו מקום. כשמגיעה ביקורת או שאלה מהרשויות, המסמך שצריך נמצא בשתי לחיצות.
סבב חתימה לשותפויות וחברות
מסמך שדורש חתימה של כמה בעלי מניות או מנהלים? סבב טורי או מקבילי מעביר אותו ביניהם בסדר נכון, בלי תיאום ידני.
Evidence Pack לביקורת
לכל חתימה דוח מלא: מי, מתי, מאיזו כתובת IP. אם הרשויות או הלקוח שואלים מתי בדיוק נחתם מסמך - התשובה מתועדת ומאומתת בחותם זמן חיצוני.
קישור חתימה ציבורי לטפסי הצטרפות
לקוח חדש מצטרף? קישור אחד שבו הוא ממלא פרטים וחותם על מכתב ההתקשרות - בלי הלוך ושוב במייל.
למי זה מתאים
- ייפויי כוח לרשות המסים - להחתים לקוח על ייפוי כוח לייצוג מול רשות המסים או ביטוח לאומי, עם אימות OTP לזיהוי.
- מכתבי התקשרות שנתיים - שליחה לכל הלקוחות בתחילת שנת המס מתבנית אחת. כל אחד חותם מהטלפון תוך דקה.
- הסכמות לקבלת מידע - טפסי הרשאה לקבלת מידע ממוסדות פיננסיים - חתומים מרחוק, שמורים בתיק הלקוח.
- טפסי הצטרפות לקוח חדש - קישור ציבורי אחד שבו הלקוח החדש ממלא פרטים, מאשר תנאים וחותם - לפני הפגישה הראשונה.
- מסמכי חברה ובעלי מניות - החלטות בעלי מניות, אישורי דירקטוריון, וטפסים שדורשים כמה חתימות - בסבב מסודר.
- אישורי יתרה ודוחות - להחתים לקוח על אישור קבלת דוח שנתי או מאזן, עם תיעוד ברור של מועד האישור.
חתימה דיגיטלית מול רשויות המס בישראל
ייפויי כוח לייצוג מול רשות המסים, מכתבי התקשרות והסכמות לקבלת מידע ניתנים לחתימה דיגיטלית, וקבילים כראיה לפי סעיף 2 לחוק חתימה אלקטרונית התשס"א-2001. אימות OTP מוסיף שכבת זיהוי שמחזקת את המשקל הראייתי של החתימה ומקשה על טענת חתימה בטעות.
רשות המסים מקבלת ייצוג על בסיס ייפוי כוח חתום, ובמערכות הדיגיטליות שלה קיימים גם מסלולי ייפוי כוח מקוונים. עבור התיעוד הפנימי של המשרד והיחסים מול הלקוח, חתימה דיגיטלית עם Evidence Pack נותנת הוכחה ברורה למועד ולתוכן ההסכמה.
חלק מהדיווחים והאישורים מול הרשויות דורשים חתימה אלקטרונית מאושרת (כרטיס חכם / תעודה מגורם מאשר) - למשל בחתימה על דוחות מסוימים בשם הלקוח. צ'יק משמש לתיעוד החתמת הלקוח עצמו, ואינו תחליף לכרטיס החכם (חתימה מאושרת) של רואה החשבון מול הרשות.
שאלות נפוצות
אפשר להחתים לקוח על ייפוי כוח לרשות המסים דרך צ'יק?
כן, לצורך התיעוד שלך מול הלקוח ולחתימה על ייפוי הכוח עצמו. מומלץ להפעיל אימות OTP כדי לוודא שהחותם הוא הלקוח. שים לב שלצורך ייצוג בפועל ייתכן שתצטרך גם להזין את ייפוי הכוח במערכות רשות המסים בנפרד.
איך שולחים מכתב התקשרות לכל הלקוחות בבת אחת?
שומרים את מכתב ההתקשרות כתבנית עם שדה החתימה ממוקם, ושולחים לכל לקוח קישור אישי. כל אחד חותם מהטלפון. במקום עבודה ידנית מול כל לקוח, זה תהליך אחיד וקצר.
מה ההבדל בין החתימה של צ'יק לכרטיס החכם שלי?
הכרטיס החכם שלך הוא אמצעי לחתימה מאושרת (הרמה הגבוהה בחוק), שבה אתה חותם בשם הלקוח על דיווחים מסוימים מול הרשויות. צ'יק משמש למטרה אחרת - להחתים את הלקוח עצמו על ייפויי כוח, הסכמות ומכתבי התקשרות, עם תיעוד מלא. שני כלים משלימים, לא חופפים.
המסמכים שמורים בצורה מסודרת לביקורת?
כן. מערכת התיקיות מאפשרת לסדר מסמכים לפי לקוח ולפי שנה. כל מסמך חתום זמין להורדה עם ה-Evidence Pack שלו, כך שבביקורת אפשר להציג בדיוק מי חתם ומתי.
צריך שהלקוח יתקין משהו?
לא. הלקוח מקבל מייל עם קישור, פותח בטלפון או במחשב, חותם, ואישר. בלי הרשמה, בלי אפליקציה, בלי ידע טכני.