חברי הוועד חותמים בלי לזמן ישיבה.
חברי הוועד מפוזרים בכל הארץ, ויש החלטה שצריך לחתום עליה היום. סבב חתימה טורי מעביר את המסמך מחבר לחבר אוטומטית. אותו דבר לטפסי תורמים, הסכמי מתנדבים, ומסמכים מול רשם העמותות - הכל מתועד ושמור.
היכולות המרכזיות
סבב חתימה לחברי ועד
החלטת ועד שדורשת חתימת כל החברים? סבב טורי מעביר את המסמך מאחד לשני אוטומטית, בלי לזמן ישיבה פיזית. כל חבר חותם מהבית כשנוח לו.
קישור ציבורי לתורמים ומתנדבים
פרסם קישור אחד שבו תורם חותם על טופס תרומה והרשאה, או מתנדב על הסכם והצהרת בריאות. לידים שכבר חתומים, בלי טיפול ידני בכל אחד.
תיקיות לפי פעילות ושנה
החלטות ועד, דוחות, אישורי תרומה - מסודרים לפי שנה או תחום פעילות. כשמגיעה ביקורת של רשם העמותות, המסמכים נמצאים מיד.
תיעוד מלא לרשם העמותות
Evidence Pack לכל מסמך: מי חתם, מתי, ומאיזו כתובת. תיעוד מסודר שמקל על דרישות הדיווח והשקיפות של עמותה מתנהלת כראוי.
תבניות למסמכים חוזרים
אישור תרומה, הסכם מתנדב, החלטת ועד - שמורים כתבניות. כל מסמך חדש מתחיל מוכן, בלי הקמה מאפס.
חותם זמן מאומת
כל חתימה מעוגנת בחותם זמן חיצוני. מועד קבלת החלטה או אישור תרומה מתועד באופן שאי אפשר לערער עליו.
למי זה מתאים
- החלטות ואישורי ועד - להחתים את כל חברי הוועד על החלטה או אישור בסבב טורי, בלי לזמן ישיבה פיזית.
- טפסי תורמים - אישורי תרומה, הרשאות גבייה והוראות קבע - חתומים מרחוק, מתועדים לדיווח.
- הסכמי מתנדבים - הסכם התנדבות, הצהרת בריאות וכתב ויתור - קישור ציבורי שכל מתנדב חותם עליו.
- מסמכי רשם העמותות - פרוטוקולים, אישורים ודוחות שדורשים חתימת מורשי חתימה - בסבב מסודר ומתועד.
- הסכמי שיתוף פעולה - מזכרי הבנות והסכמים עם ארגונים ותורמים מוסדיים - חתומים בלי פגישות.
- טפסי הרשמה לפעילות - הורים או משתתפים נרשמים וחותמים על הסכמות לפעילות דרך קישור אחד.
חתימה דיגיטלית בניהול תקין של עמותה
החלטות ועד, הסכמי מתנדבים וטפסי תורמים ניתנים לחתימה דיגיטלית, וקבילים כראיה לפי סעיף 2 לחוק חתימה אלקטרונית התשס"א-2001. עמותה הנדרשת לאישור ניהול תקין מרשם העמותות צריכה לתעד החלטות ואישורים - וחתימה דיגיטלית עם Evidence Pack מספקת בדיוק את התיעוד הזה.
סבב חתימה טורי שימושי במיוחד לוועדים שחבריהם מתנדבים ומפוזרים גאוגרפית. במקום לזמן ישיבה רק כדי לחתום, המסמך עובר בין החברים דיגיטלית, וכל חתימה מתועדת עם זמן וזהות.
חלק מהמסמכים מול רשם העמותות או רשויות המס עשויים לדרוש חתימת מורשי חתימה מאומתת או הגשה בערוצים ייעודיים. כדאי לוודא מול היועץ המשפטי או רואה החשבון של העמותה אילו מסמכים מתאימים לחתימה דיגיטלית.
שאלות נפוצות
אפשר להחתים חברי ועד מפוזרים על החלטה בלי ישיבה?
כן. מגדירים סבב חתימה טורי בסדר הרצוי, והמסמך עובר אוטומטית מחבר ועד אחד לשני. כל אחד חותם מהבית כשנוח לו, ובסוף מתקבל מסמך אחד עם כל החתימות והתיעוד.
איך מנהלים טפסי תורמים בקנה מידה גדול?
מפרסמים קישור חתימה ציבורי אחד - בדף התרומות, במייל לתורמים, או ברשתות. כל תורם ממלא וחותם בעצמו על טופס התרומה וההרשאה, בלי שתצטרך לטפל בכל אחד ידנית.
התיעוד מתאים לדרישות רשם העמותות?
ה-Evidence Pack מתעד לכל מסמך מי חתם, מתי, ומאיזו כתובת - תיעוד מסודר שתומך בדרישות השקיפות והדיווח של עמותה בניהול תקין. לגבי מסמכים ספציפיים מומלץ לאמת מול רואה החשבון של העמותה.
יש עלות מיוחדת לעמותות?
צ'יק כולל תוכנית חינמית להתחלה, ותוכניות בתשלום לפי היקף שימוש. כדאי לבדוק בעמוד המחירים מה מתאים להיקף הפעילות של העמותה.
מתנדבים צריכים להירשם למערכת?
לא. מתנדב או תורם מקבל קישור, ממלא, חותם, ואישר - בלי הרשמה ובלי אפליקציה. רק מי שמנהל את המסמכים בעמותה צריך חשבון.